اتوماسیون اداری

 | تاریخ ارسال: 1398/12/21 | 

اتوماسیون اداری به معنای یکپارچه‌سازی عملیات و امور‌اداری است، عملیات و اموری که با مدیریت اطلاعات در ارتباط هستند. ابزارهای زیادی برای اتوماسیون یا خودکارسازی عملیات موجود است و‌ دانشگاه صنعتی امیرکبیر در سال‌ ۱۳۸۸ تصمیم به اجرای اتوماسیون اداری در‌ دانشگاه گرفت و در‌همان سال با راه‌اندازی زیر سیستم‌های مکاتبات‌، پرسنلی و‌حسابداری مالی این تصمیم بزرگ را عملیاتی‌کرد. در سال‌های بعد با توجه به نیاز دیگر بخش‌های اداری و مالی دانشگاه به مرور و به درخواست معاونت مالی و اداری وقت و در حال حاضر معاونت توسعه و مدیریت منابع ، زیر سیستم‌های دیگر حضور و غیاب‌، حقوق و دستمزد‌، بازنشستگی در بخش منابع انسانی- اعتبارات و بودجه ریزی و ارتباط با عاملین و قراردادها در بخش مالی- مدیریت انبار و اموال و خرید و تدارکات در بخش لجستیک راه‌اندازی شد. در‌حال حاضر سیستم اتوماسیون اداری دانشگاه با قابلیت پاسخ‌گویی به کلیه نیازهای اداری و‌مالی پرسنل دانشگاه اعم از‌دستیابی به کارتابل مکاتبات‌، درخواست مرخصی و ماموریت‌، مشاهد فیش حقوقی و اطلاعات پرونده پرسنلی‌‌، اموال در اختیار، درخواست جنس از انبار و خرید و تدارکات توسط هریک از پرسنل‌، تبدیل به پرتال اداری و مالی دانشگاه گردیده است.

پرتال مالی و اداری دانشگاه

پرتال مالی و اداری دانشگاه از سال ۸۸ با زیرسیستم‌های  اتوماسیون اداری و حسابداری مالی و پرسنلی کارگزینی راه اندازی شد و در سال‌های بعد زیر سیستم‌های اعتبارات ، حضور وغیاب ، حقوق و دستمزد و لجستیک  به آن اضافه گردید .
دسترسی به آرشیو احکام پرسنلی و فیش حقوق  و همچنین ارسال درخواست مرخصی و ماموریت و همچنین آرشیو درخواست‌ها  از جمله مواردی است که در اختیار کلیه همکاران دانشگاه قرار دارد.

زیر سیستم مکاتبات :

 این زیر سیستم با حدف پیگیری موثر نامه ها – بهبود بایگانی و آرشیو نامه‌ها سهولت گردش نامه و ارجاعات و حذف بروکراسی و کاغذ را ه اندازی شد . کلیه امور مکاتبات از ابتدا با صدور پیشنویس و ثبت و ارسال آن به عنوان نامه ( داخلی و ارسالی ) و همچنین پیگیری و ارجاعات کلیه نامه‌های دانشگاه در سیستم مکاتبات صورت میگیرد  و در شش ماه اول سال جاری ۴۵۴۳۳ نامه دریافتی  ۱۱۷۳۷ نامه ارسالی و ۳۱۴۱۵ نامه داخلی در سیستم ثبت و قابل مراجعه و پیگیری میباشد .
 

زیر سیستم مالی  :

 کلیه امور حسابداری نقدی و تعهدی  از صدور و ثبت سند - صدور چک و  تهیه گزارشات مالی مدیریت داخل دانشگاه (مدیریت  امور مالی - مدیریت دانشگاه و یا مدیریت برنامه و بودجه و حسابرسان هیات امناء) و همینطور سازمان‌های خارج دانشگاه (اداره دارایی - دیوان محاسبات و ... ) در حال حاضر در زیر سیستم حسابداری و مالی پرتال مالی اداری امکان پذیر میباشد . سیستم مالی در حال حاضر علاوه بر مدیریت امور مالی بعنوان ستاد در بیش از ۴ دانشکده و ۳ اداره با بانک‌های اطلاعاتی مجزا مورد استفاده قرار میگیرد .
 

زیر سیستم اعتبارات :

 کلیه امور مربوط به اعتبارات دانشگاه از مرحله ابلاغ تا صدور سند و ارتباطات با سیستم حسابداری و تهیه گزارشات لازم در سیستم صورت میگیرد .
 

زیر سیستم حقوق  و دستمزد :

ارتباط سیستم حقوق دستمزد با سیستم پرسنلی و حضور و غیاب این امکان را بوجود آورده که پس از تایید احکام در سیستم پرسنلی و تایید پرداخت در اداره دریافت پرداخت دانشگاه احکام آماده محاسبه در حقوق پرسنل باشند و پس از محاسبات حقوق و دستمزد  در قالب دوره‌ای ، میان دوره‌ای ، موردی  و در اختیار قرارگرفتن فیش های ماهیانه امکان دریافت کلیه گزارشات درخواستی سازمان‌ها مانند بیمه تامین اجتماعی بیمه خدمات درمانی بازنشستگی مالیات بیمه تکمیلی و .... جهت ارسال به سازمان‌های ذیربط را محقق میسازد.

زیر سیستم پرسنلی :

ثبت و آرشیو پرونده‌های پرسنلی صدور و آرشیو احکام پرسنل و تهیه گزارشات
 

زیر سیستم حضور و غیاب :

ثبت و آرشیو ورود و خروج درخواست مرخصی و ماموریت محاسبه ساعات اضافه کاری بر اساس قوانین تعریف شده  ورود و خروج گروهای مختلف پرسنل مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات ضمن تهیه بستر مناسب جهت سرویس دهی بهتر پرتال مالی اداری وظیفه  تعریف سطوح دسترسی کاربران ، ساختار سازمانی اتوماسیون اداری و سطح دسترسی افراد و ادارات در سیستم مکاتبات ، وظیفه به روز نگهداری سیستم عامل  - بانک اطلاعاتی و نسخه های پشتیبان داده های ذخیره شده در فواصل زمانی مشخص را بعهده دارد .
مرکز جهت برآورده شدن انتظارات و خواسته هایی که دانشگاه  از  این سیستم داشته و دارد نسبت به بررسی  عملکرد چندین شرکت مرتبط با  نرم افزارهای اداری اقدام  نموده که با توجه به امکاناتی که این شرکت ها داشتند و توقعاتی که دانشگاه داشت تصمیم به ابقا این سیستم نموده است .
 به روز رسانی   سیستم در بخش مالی و حسابداری ،مکاتبات اداری بررسی و برطرف نمودن اشکالات و پشتیبانی  نرم افزار پرسنلی ، مکاتبات ، مالی و حسابداری و ا عتبارات .
مشاوره با شرکت چارگون در چند مرحله برای بهبود روند کار مخصوصا در بخش پرسنلی ، مالی و حسابداری .
ونیز به روز رسانی کل کلاینت های دانشگاه از windows XPبه Windows ۷و بالاتر جهت  برخورداری از امنیت بیشتر
مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات در این بخش در نظر دارد در صورت امکان اقدام به ممیزی این سیستم نموده  که در آغاز از  قسمت مکاتبات اداری  که در سال ۹۵ شروع به کارهای زیرساخت آن نموده است بپردازد.

 



CAPTCHA
دفعات مشاهده: 1716 بار   |   دفعات چاپ: 94 بار   |   دفعات ارسال به دیگران: 0 بار   |   0 نظر